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Expo - Términos y Condiciones

AVEPA, Asociación de Veterinarios Españoles Especialistas en Pequeños Animales, celebrá del 20 al 22 de octubre el “Congreso Nacional de AVEPA-SEVC 2022” en las instalaciones del Palacio FIBES 2 de Sevilla.

A tal efecto define los siguientes términos y condiciones para las empresas del sector interesadas en patrocinar el evento como expositores.


TÉRMINOS GENERALES:

  • AVEPA define el objetivo de la exposición y delimita su campo de acción.
  • Los expositores son aquéllos a los que la organización ha enviado una confirmación en cuanto a espacio y precio de alquiler.

RESERVA DE ESPACIO

  • El plano de la exposición comercial estará disponible siempre en el siguiente: www.sevc.info/expo/
    Los cambios realizados en el plano se publicarán online y no se comunicarán expresamente a los expositores si AVEPA no considera que puedan afectar a su stand.
  • AVEPA publicará el plano de la exposición comercial con tiempo suficiente y lo enviará a las empresas que hayan mostrado interés en participar en el congreso.
  • Las empresas participantes en el mismo evento en su edición del año anterior tendrán prioridad para confirmar su participación y elegir ubicación de stand hasta el día 2 de enero de 2022.
  • En el caso que el evento se celebre en una sede en la que ya se ha celebrado anteriormente, las empresas participantes tendrán prioridad sobre el espacio que tuvieron en la última ocasión en la que participó en dicha sede.
  • Una vez adjudicados los espacios a las empresas participantes en la edición anterior, se ofrecerán los espacios disponibles a nuevas empresas.
  • Un espacio se considerará reservado cuando algún miembro del equipo de AVEPA reciba en su correo electrónico un e-mail confirmando la reserva del mismo, y se adjunte este documento firmado, el cual incluye términos y condiciones.
  • La organización alquila los espacios para los stands y los asigna; teniendo en cuenta las preferencias de los expositores siempre que sea posible. La organización se reserva el derecho a cambiar el espacio asignado, debido a circunstancias excepcionales, antes del inicio de la construcción del stand, sin que el expositor pueda hacer reclamaciones. El contrato de alquiler se mantiene no obstante en vigor.

PATROCINIOS

  • Las opciones de patrocinio se pueden solicitar a sponsors@sevc.info.
  • Solo las empresas con stand confirmado podrán contratar algún tipo de patrocinio dentro del evento.
  • Los patrocinios se pactarán siempre por correo electrónico y no será necesaria la firma de contrato. AVEPA enviará un presupuesto que se deberá aceptar por email.

DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN

  • AVEPA realizará la distribución de los espacios del Palacio para la construcción de stand siguiendo la normativa de seguridad vigente.
  • Todos los stands serán construidos con paneles modulares reutilizables y reciclables por la empresa contratada por AVEPA para tal hecho. No se permitirá la construcción de stands por empresas externas.
  • La construcción de todos los stands incluyen moqueta, estructura modular, iluminación y potencia eléctrica. La modificación de cualquiera de estos elementos debe ser solicitado directamente a AVEPA.
  • Los expositores podrán alquilar mobiliario y cualquier servicio gráfico a la empresa contratada oficialmente por AVEPA o con cualquier empresa externa. Para la implementación de estos elementos en el stand, los proveedores externos deberán coordinarse con AVEPA en términos de horario de entrega y recogida.

CELEBRACIÓN DEL EVENTO

  • AVEPA enviará a los expositores detalles del montaje, celebración y desmontaje del evento con suficiente antelación.
  • La organización se reserva el derecho a cambiar fechas y horas establecidas para abrir la exposición sin que los expositores puedan hacer reclamaciones. El contrato de alquiler se mantiene no obstante en vigor.
  • No se permite alquilar el espacio de exposición total o parcialmente por parte de la empresa expositora a terceras partes.
  • Sólo se puede distribuir material publicitario dentro del stand.
  • No se puede utilizar amplificación de sonido sin el permiso de la organización.
  • No se permite a los expositores tener sustancias inflamables, encender fuego o tener estufas encendidas sin el permiso de la organización y de acuerdo con las normas vigentes del servicio de incendios.
  • No deben causarse molestias a los demás miembros de la exposición ni a los visitantes en general, según apreciación de la organización.
  • Los expositores tienen la obligación de estar presentes o estar representados durante las horas en que la exposición esté abierta al público. Los expositores son libres de aceptar o denegar el acceso de ciertas personas a su stand, no obstante, la organización tiene acceso a los stands en todo momento.
  • Los expositores están obligados a cumplir con cuantas instrucciones sean distribuidas por la organización o por el Servicio de Incendios, con respecto al montaje, construcción, decoración, publicidad, seguridad, mantenimiento y desmontaje de los respectivos stands. Si en el momento de abrir la exposición al público, alguno de los expositores no ha ocupado su stand o se sabe que no lo va a ocupar, la organización puede disponer de él sin necesidad de avisar o convocar al expositor y sin tener la obligación de devolver el dinero ya pagado o deducirlo del pago restante. En caso de no cumplir las instrucciones establecidas por la organización o/y el servicio de incendios se tomarán las medidas necesarias.
  • La participación a la exposición corre a riesgo de los mismos expositores. El expositor indemnizará a la organización si se han causado daños a terceros, como consecuencia de su actuación en la exposición. La organización puede obligar a los expositores a que suscriban un seguro que cubra los daños a terceros. La organización no se responsabiliza de los objetos perdidos o dañados. Los expositores son responsables de su actuación y de la de aquéllos que directa o indirectamente actúen como empleados suyos.
  • La organización fija la hora de desmontar los stands. Los objetos encontrados después de esta hora se almacenarán a riesgo del cliente. La organización tiene el derecho de vender públicamente o en privado dichos objetos el expositor tiene la obligación de dejar el espacio ocupado en las mismas condiciones que se le cedió. Si la organización considera que tienen que tomarse medidas para que el espacio vuelva a su estado original, el expositor tendrá que hacerse cargo de dichos gastos.
  • En caso de que las condiciones establecidas no se cumplieran, el expositor en cuestión autoriza a la organización a cerrar o anular su stand antes o en el mismo momento sin que aquella sea responsable de las consecuencias ocasionadas al hacerlo. La organización decide en todos los casos en los que dichas condiciones no se cumplen. Las relaciones entre el participante y la organización se regularán según las leyes vigentes.
  • En el caso de que el evento no se pudiera celebrar por causas ajenas a la organización, se cancelará cualquier asignación de espacio ya realizada y se devolverá el dinero que los expositores hubieran pagado hasta la fecha, deduciendo los gastos que la organización hubiera podido tener; dichos gastos se podrían asignar en su totalidad o en parte entre los expositores hasta un máximo del 15% de la cantidad a pagar por su correspondiente stand. Este reembolso se realizará en el curso de los 60 días después de la fecha de cancelación. La organización tiene derecho a cancelar la exposición sólo en circunstancias de gravedad.

FACTURACIÓN Y PAGO

  • Las facturas se emitirán en el mes de junio 2022.
  • Las facturas deberán ser abonadas antes de la celebración del evento en su totalidad.
  • Si el expositor se declara en bancarrota antes o durante la exposición, o si solicita o bien consigue hacer suspensión de pagos, el acuerdo se disolverá inmediatamente sin intervención judicial, si bien la organización conservaría los derechos de alquiler ya pagados o por pagar sin ninguna obligación a restituirlo.
  • Si un expositor no paga el alquiler del stand en el plazo convenido, la organización puede declarar el contrato finalizado inmediatamente asegurándose que se haga responsable de los daños, mediante una cantidad igual a la suma que debe a la organización aumentada por los gastos ocasionados por la redistribución del espacio alquilado, aunque no ocupado, sin necesidad de avisarlo con anterioridad ni de intervención judicial alguna y sin que el expositor pueda hacer reclamaciones.
  • Si un expositor deja de cumplir sus obligaciones con los organizadores en cuanto a la exposición, la organización puede retener sus mercancías en el mismo edificio donde ha tenido lugar la exposición o almacenarlos a cargo y riesgo del expositor sin necesidad de intervención judicial hasta tanto cumpla las obligaciones contraídas. La organización está autorizada a vender los artículos públicamente o en privado 30 días después de finalizada la exposición si no se han cumplido dichas obligaciones. Después de la venta, la organización se compromete a proceder a la liquidación de las ganancias de acuerdo con sus exigencias además del incremento de gastos de venta y almacenamiento. La organización está explícitamente autorizada por el participante a actuar en este sentido.
  • Cualquier cancelación o cambio de la reserva original por parte del expositor deberá efectuarse por escrito a la Secretaría Técnica.
    Para cancelaciones realizadas:
    Antes del 1 de agosto, el 50% del coste total del stand no será reembolsado.
    A partir del 1 de agosto, el 100% del coste total del stand no será reembolsado.
    El hecho de no haber emitido factura aún en el momento de la cancelación o aun y no haber hecho ningún pago, la empresa expositora deberá abonar la cantidad correspondiente arriba mencionada dada la contractualidad de la reserva.

CELEBRACIÓN DE ACTIVIDADES PARALELAS

Cualquier tipo de acto paralelo al Congreso organizado por empresas participantes, ya sean de tipo científico o social, durante los dos días anteriores o posteriores al inicio del Congreso en la ciudad sede del mismo, deberán contar con la aprobación del Comité Organizador.
Dicho Comité se reserva el derecho de exclusión de la compañía en la exposición comercial del Congreso, en caso de incumplimiento de esta norma.
La organización del Congreso facilitará y podrá aprobar a las empresas expositoras la organización de actos paralelos al congreso (científicos o sociales), dependiendo de la naturaleza de estos, siempre que no interfieran en las actividades de este, y dentro del marco del Congreso.

Documento actualizado a 20 de Noviembre de 2022

prueba (2)

REGISTRATION TO THE SEVC ONLINE SCIENTIFIC PROGRAMME FOR VETERINARIANS

DELEGATES Fee up to 14/10/2021 Fee up to 22/11/2021
Delegate 194 € 250 €

VAT included

Registration for the SEVC Scientific Programme includes:
- Registration gives access to all the rooms of the General Scientific Programme AVEPA-SEVC online 2021.
- Access until November 22, 2021 to all the recored lectures.
- Access to the poster area
- Access to the Sponsor's area
- Chats
- Participation in raffles by the exhibiting companies



NOTE: Registrations made or paid by commercial companies or laboratories, should contact Laura Llena at e-mail: laura@sevc.info and the online zone for companies will be enabled

REGISTRATION TO THE SEVC SCIENTIFIC PROGRAMME FOR VETERINARIANS

DELEGATES Fee up to 16/07/2020 Fee up to 17/09/2020 Fee up to 4/11/2020 During the Congress
Delegate 495 € 535 € 575 € 615 €
Student 220 € 232 € 244 € 256 €
Poster Presentation 325 € 365 € 405 € -

Registration for the SEVC Scientific Programme includes:
- Attendance at the Scientific Programme lectures
- Free entrance to the Exhibition Hall
- Conference documentation
- Certificate of attendance
- Coffee-breaks (coffees will be served in the Exhibition Hall)
- 21% VAT Included

STUDENTS: MUST provide proof that they are a veterinary student or resident prior to registering for the conference. Masters and PHD students will not be considered as students. Documentation required: University registration, Veterinary title or University certificate.Please send documentation to registrations@sevc.info


LUNCH TICKETS

 

Lunch Buffet 30 €
Lung Bag 18 €
GRAND SEVC FIESTA 2020
(Saturday 7, November)
40 €

Tickets avialble during the regsitration process. If you are already registered, contact laura@sevc.info
Price per day and menu
21% VAT Included


 

REGISTRATION TO VISIT THE EXHIBITION HALL

VISITOR Fee up to 16/07/2019 Fee up to 20/09/2019 Fee up to 6/11/2019 During the Congress
Visitor 128 € 128 € 128 € 150 €

Registering as a visitor includes:
- Entry to the Exhibition Hall
- Registration as a visitor does not allow access to lecture programmes.
- 21% VAT Included


 

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